Термін «автоматизація процесів» може звучати досить абстрактно й незрозуміло, особливо для людей, які ніколи з нею не стикались. Щоб конкретизувати уявлення, що ж таке автоматизація, ми зібрали приклади поширених процесів, які легко автоматизувати за допомогою low-code платформи.
Low-code платформа Scriptum дозволяє спробувати вам автоматизувати ці та інші процеси у безкоштовній пробній версії. Читайте статтю та залишайте заявку на пробну версію, щоб одразу подивитися, як автоматизація процесів виглядає на практиці.
Отже, які процеси можна автоматизувати за допомогою low-code платформи?
Управління договорами
Опрацювання договорів у багатьох компаніях асоціюється з такими проблемами:
- Погодження договорів часто затягується на тиждень чи навіть довше. Важко відстежити, у кого і на якому етапі знаходиться договір в даний момент.
- Пов’язані з контрактами додатки та інші документи часто зберігаються окремо, що ускладнює їх швидкий пошук.
- Деякі договори важко знайти у потрібний момент або вони повністю губляться, оскільки в компанії відсутня єдина електронна база договорів.
- У вже підписаних договорах іноді виявляються помилки або неприйнятні положення.
Автоматизація ж робить процес управління контрактами легким, швидким та структурованим.
- Створюйте договір з модулем Генерація документів за шаблоном.
- Редагуйте та обговорюйте з колегами в зручному чаті.
- Узгоджуйте договір за маршрутом будь-якої складності.
- Відправляйте контрагенту через системи зовнішнього документообігу Deals, Вчасно, ПТАХ, M.E.Doc та інші або по email чи через електронний кабінет.
- Зберігайте в захищеному архіві.
Так само легко обробляти договори, які вам надсилають контрагенти.
Узгодження заявок
Зазвичай будь-яка заява перед узгодженням «проходить» кількох співробітників. Наприклад, заяву співробітника на відпустку має узгодити безпосередній керівник, потім HR-відділ, бухгалтерія тощо. І так з кожною заявкою, що потребує кількох етапів узгодження – не важливо, стосується вона співробітників, партнерів чи клієнтів.
Якщо процес узгодження не автоматизований, заяву передають один одному вручну, при цьому ніхто не може контролювати, на якому етапі зараз погодження, в кого документ та як довго.
Автоматизація ж робить цей процес швидким та зручним. Ви заздалегідь налаштовуєте свої стандартні процеси, і потім достатньо лише запустити процес, щоб заявка йшла по потрібному маршруту узгодження, а учасники могли його контролювати.
Крім того, можна налаштувати терміни виконання завдань, щоб співробітники отримували нагадування про дедлайни, а керівники моніторили, чи вчасно виконується узгодження.
Обробка претензій
Велика частина роботи страхових компаній – прийом претензій від страхувальників. Вручну цей процес може займати кілька днів чи й більше, особливо якщо співробітники припустяться помилки (а через людський фактор це не рідкість).
Автоматизація процесу вирішує цю проблему. За допомогою інтелектуальної обробки документів (IDP) можна опрацювати претензії без участі людини та передати працівникам вже оброблені дані.
Результат – швидка обробка претензій, оперативне повернення грошей страхувальникам, задоволені клієнти та співробітники.
Виставлення рахунків
Чим більший бізнес, тим більше він має рахунків. Відповідно, потрібно більше співробітників, щоб їх зареєструвати, перевірити та обробити, інакше є ризик не сплатити ці інвойси вчасно. При ручній обробці виставлення рахунків займає багато часу (а отже дорого коштує компанії) та часто відбувається з помилками. Рішення – автоматизувати обробку рахунків за допомогою low-code платформи.
Як це відбувається? Спершу пояснимо на прикладі вхідних рахунків.
1) Інвойс потрапляє в систему з пошти, кабінету чи сканується з паперу.
2) Наступний етап – інтелектуальна обробка рахунку (IDP). Як тільки інвойс потрапляє у систему, ШІ автоматично розпізнає реквізити (дату, адресу, назву виконаних робіт, підрядника, суму тощо). Витягнуті дані IDP впорядковує і представляє у зручному форматі.
3) Верифікація рахунку. ШІ аналізує інвойс та визначає, чи правильно в ньому заповнені поля, і присвоює коефіцієнт точності розпізнавання інформації. У 95% випадків він задовільний, але інколи буває низький показник розпізнавання. Тоді рахунок має переглянути на наявність помилок і фінально верифікувати людина.
4) Узгодження рахунку, яке автоматично йде за заздалегідь вибраним маршрутом.
5) Рахунок відправляється в ERP чи бухгалтерську систему на оплату.
Детальніше про автоматизацію вихідних інвойсів за допомогою low-code платформи Scriptum читайте в нашому бізнес-кейсі.
Управління продуктивністю співробітників (Performance Management)
Цей процес був автоматизований у страховій компанії PZU Україна. До автоматизації менеджери (крім C-board) ніяк не мотивувалися та отримували зарплату незалежно від особистих результатів.
Після автоматизації ситуація повністю змінилась.
- В компанії встановили KPI для кожного співробітника, вони відображаються та легко контролюються в системі.
- Автоматизоване планування на кожне півріччя – планові KPI узгоджуються зі всіма працівниками.
- Рішення інтегрували з CRM, HRM та скоринговою системою, щоб збирати фактичні показники співробітників.
- По кожному співробітнику автоматично розраховується показник з ефективності та передається до системи розрахунку зарплат та бонусів.
- Кожен співробітник має детальну інформацію щодо своїх поточних результатів у реальному часі.
- Вся історія роботи та показників по кожному співробітнику зберігається в досьє.
Оформлення та узгодження кредиту
На low-code платформі ви можете налаштувати процеси розгляду заявок на кредит, формування резюме та остаточного вирішення по кредиту, оформлення кредитної угоди.
Переваги автоматизації кредитування:
- Зменшення часу на ухвалення рішень щодо надання кредитів (завдяки можливості автоматизованого прийняття рішень за заданими умовами).
- Покращення перевірок прийнятих рішень та доступність інформації про угоди, зокрема для акціонерів.
- Контроль за дотриманням внутрішніх регламентів та постійний доступ до документації.
Онбординг співробітників
Адаптація нових співробітників починається ще до їхнього приходу: кандидати отримують інформацію про необхідні документи, правила компанії та дрес-код, якщо він є. Керівник повинен продумати, з ким новачок має познайомитися і які навички йому потрібні.
Для спрощення процесу в компаніях можуть використовувати HR-боти, сервіси оцінки задоволеності та розсилки контенту, але цього недостатньо для ефективного онбордингу.
Рішення – автоматизація онбордингу, яка звільняє HR-відділ від рутинних завдань та постійного моніторингу, а головне – дозволяє новим співробітникам почуватися комфортно й визначено.
Автоматизація усуває людський фактор, зменшує ризик помилок і прискорює адаптацію. Вона також надає бізнес-метрики, такі як відсоток успішно адаптованих співробітників та вартість адаптації.
Автоматизований онбординг допомагає:
- Синхронізувати очікування та завдання.
- Закріпити корпоративні стандарти.
- Уникнути неточностей у документації.
Оформлення відпусток
Процес оформлення відпусток та їх угодження вимагає багато часу та ручної роботи. Але все змінюється завдяки автоматизації.
- Співробітник може в будь-який момент подивитися свій баланс відпусток.
- В системі працівник залишає заявку на відпустку, в якій вказує необхідні параметри (кількість днів, дати, підрозділ, керівник, оплачувана відпустка чи за свій рахунок тощо). Система автоматично перевірить, чи достатньо днів накопичено у співробітника, щоб взяти відпустку.
- Заява йде на узгодження за заздалегідь налаштованим маршрутом.
- Відпустка автоматично вноситься в HR та бухгалтерську систему.
- Співробітник отримує нотифікацію про те, чи погодили йому відпустку і причину, якщо ні.
В результаті процес оформлення заяв на відпустку значно прискорюється, заява відправляється на узгодження автоматично, це не потрібно контролювати вручну.
Передача документів в архів
Задля безпеки та зручності зберігати документи варто в захищеному електронному архіві. Такий запит ми реалізували для «Київстар» – створили систему «Електронний архів», в якій зібрані документи з різних систем після закінчення опрацювання. Процес передачі документів в архів відбувається автоматично.
В архіві можна розмежувати права доступу, каталогізувати документи, масово вивантажувати документи тощо.
Продаж нерухомості
Приклад того, як можна автоматизувати продаж чи приватизацію нерухомості, – кейс Фонду держмайна. Для нього ми створили єдину централізовану систему, в якій зберігається вся інформація щодо об’єктів нерухомості (фото, план-схеми, код об’єкта, код за ЄДРПОУ власника, найменування власника, місцезнаходження власника, розмір об’єкта, початкова ціна, способи продажу, форма проведення продажу тощо.
Інформація в реєстрі структурована за різними параметрами: регіонами, типами об’єктів, статусами обробки тощо. Це дозволяє швидко шукати дані про будь-який об’єкт.
В системі налаштовані бізнес-процеси для співробітників трьох ролей – диспетчерів, операторів і контролерів. Диспетчер призначає операторів для виконання завдань та терміни, а також може переглядати завдання кожного оператора в режимі реального часу. Координатор контролює виконання завдань та за потреби перепризначає диспетчерів.
Low-code платформа дозволила налагодити всі бізнес-процеси для кожного етапу. Наприклад, процес збору та формування реєстру з усіх отриманих пропозицій на придбання об’єкта нерухомості та заяв від потенційних покупців. Пропозиція потрапляє у справу об‘єкта автоматично.
Загалом, автоматизувати можна більшість процесів, залежно від ваших потреб та особливостей компанії. Підключайте безкоштовну пробну версію low-code платформи Scriptum, щоб спробувати відчути переваги автоматизації бізнес-процесів на своєму досвіді.