Головна
Рішення
Автоматизація процесу управління відрядженнями

Автоматизація процесу управління відрядженнями

Зі Scriptum процес оформлення та узгодження відряджень, подача звітності та компенсація витрат займатиме лічені хвилини і вимагатиме мінімум ручної роботи.

Замовити демо

Скільки часу займе впровадження:
Для яких індустрій актуально:

*Остаточний час впровадження залежить від розміру вашої компанії, складності проєкту та інших факторів. Точніші цифри нададуть вам наші менеджери.

Чи стикалися ви з такими проблемами?

Оформлення та узгодження відряджень довге і незручне. Співробітники мають вручну створити заявку на відрядження, часто – роздрукувати, віднести або відправити на узгодження, а потім – в бухгалтерію.
Важко зібрати та верифікувати звітність після відрядження, адже це вимагає тривалої ручної перевірки. Через це співробітники не одразу отримують компенсацію, і це негативно впливає на їхній рівень задоволеності роботою в компанії.

Рішення – автоматизація процесу управління відрядженнями

Зі Scriptum цей процес буде значно швидшим та простішим для всіх його учасників.

Автоматизація процесу заяв на відрядження

Створення заявки на відрядження

Співробітник чи його керівник створюють в системі заявку на відрядження, заповнюючи необхідні дані у формі (дата, місце, мета тощо).

Узгодження відрядження

Далі відрядження мають узгодити відповідні відділи та керівництво. Для цього в системі створюється маршрут узгодження, і заявка йде по ньому автоматично.

Відправка в бухгалтерію та адміністративний відділ

Коли відрядження узгодили, його передають в бухгалтерію для оформлення авансових виплат.

Якщо в компанії є адміністративний відділ, що займається бронюванням квитків та житла, дані про відрядження автоматично передаються йому. Співробітники обирають рейс та готель, відправляють співробітнику на узгодження і після цього бронюють погоджений варіант.

Звітність після відрядження

Співробітник заповнює форму, щоб система автоматично сформувала звіт, та надає чеки, які має компенсувати компанія. Йому достатньо сфотографувати чеки – завдяки інтелектуальній обробці даних Scriptum сам сканує та розпізнає необхідну інформацію. А якщо в системі введені ліміти витрат на кожну посаду, то на цьому етапі система також автоматично попередньо верифікує, чи підлягають ці чеки компенсації.

Передача даних на оплату

Далі звітність автоматично передається в ERP чи бухгалтерську систему, щоб співробітнику начислили оплату.

Підтвердження оплати

Коли працівник отримує кошти, він підтверджує це в системі, і відрядження закривається.

Результат:

Процес оформлення та узгодження відпусток прискорюється в десятки разів, всі необхідні документи (накази, звіти, розпорядження) формуються автоматично, а штучний інтелект дозволяє розпізнати чеки і пришвидшити компенсацію коштів співробітникам. Зі Scriptum процес стає прозорим, зрозумілим і з мінімумом ручної роботи.