Головна
Рішення
Автоматизація процесу управління договорами

Автоматизація процесу управління договорами

Увесь цикл роботи з контрактами в одній системі – підготовка, обговорення, перевірка, підпис та зберігання в архіві. Зі Scriptum процес управління договорами зручний, легкий та займає мінімум часу.

Замовити демо

Тривалість впровадження: 2 місяці

*Остаточний час впровадження залежить від розміру вашої компанії, складності проєкту та інших факторів. Точніші цифри нададуть вам наші менеджери.

Чи знайомі вам ці проблеми?

Узгодження договорів часто затягується на тиждень і більше. Важко проконтролювати, у кого та на якому етапі узгодження договір знаходиться в конкретний момент.
Пов’язані з договорами додатки та інші документи часто зберігаються окремо від самих договорів, через що їх важко швидко знайти.
Деякі договори неможливо знайти у потрібний момент або вони повністю губляться, оскільки в компанії немає єдиної електронної бази договорів.
У вже підписаному договорі іноді виявляються помилки або неприпустимі положення.

Рішення – автоматизувати процес управління договорами

Зі Scriptum процес управління контрактами буде легким, швидким та структурованим.

Автоматизація обробки договорів, створених у вашій компанії

Створення договору

Договір можна створити з нуля або ж за заздалегідь заготовленим шаблоном. Завдяки модулю Генерація документів за шаблоном ви можете створити шаблони для будь-якого випадку і при створенні договору тільки обрати потрібний та заповнити порожні місця. Завдяки шаблонам всі договори в компанії стандартизовані та уніфіковані.

Редагування договору

Документ можна редагувати необмежену кількість разів. Кожна його версія зберігається, тож завжди можна подивитися будь-яку версію, порівняти декілька і затвердити потрібну з переліку як фінальну.

Доступна інтеграція з Office365. Якщо ви використовуєте Office365, то можете редагувати документи в ньому, в тому числі спільно з командою. Фінальна версія чи будь-які інші вибрані вами версії миттєво опиняться у Scriptum.

Обговорення договору

Є зручний чат, прив’язаний до конкретного документа, в якому можна обговорювати правки разом з колегами. Переписка повністю зберігається, тож всі пропозиції колег щодо виправлень легко знайти під час перегляду договору чи навіть через кілька місяців або років після його узгодження.

Узгодження контракту

У Scriptum ви можете налаштувати маршрут узгодження контрактів будь-якого рівня складності без допомоги розробників. Тож фінальна версія договору автоматично відправляється на узгодження по заздалегідь обраному маршруту. Співробітники погоджують контракт і підписують його за допомогою електронного підпису (КЕП, хмарний підпис тощо).

Обмін із контрагентом

Завдяки модулю інтеграцій готовий договір відправляється контрагенту через системи зовнішнього документообігу Deals, Вчасно, ПТАХ, M.E.Doc та інші, по email, через налаштований у Scriptum електронний кабінет чи іншим способом.

Зберігання в архіві

Після підписання контрагентом договір знову потрапляє в Scriptum і його можна відправити на зберігання в захищений архів та зовнішні системи компанії за допомогою модуля інтеграцій. Договори можна в будь-який момент знайти в архіві та переглянути весь процес узгодження, коментарі та будь-які версії контракту.

Автоматизація обробки договорів, надісланих контрагентами

Отримання документа

Договір потрапляє у систему Scriptum з електронної пошти, електронного кабінета контрагента, зовнішнього носія чи іншого місця, куди контрагент його надсилає. Договори на папері скануються. В Scriptum документу одразу ж присвоюється номер і штрих-код.

Якщо контрагент надіслав вам відредагований варіант контракту, який ви йому відправляли, ШІ це автоматично визначає і вказує в системі.

Перегляд та обговорення

Якщо ви хочете внести певні зміни в договір, який надіслав вам контрагент, Scriptum дозволяє його відредагувати та відправити на узгодження контрагенту. Якщо ви та ваш контрагент використовуєте Office365, то можете редагувати в ньому договір спільно з контрагентом завдяки модулю інтеграції. Фінальна версія та будь-які інші вибрані вами версії миттєво опиняться у Scriptum.

Підпис договору

Готовий договір автоматично відправляється по заздалегідь вказаному маршруту узгодження, щоб уповноважені співробітники поставили електронний підпис (КЕП, всі види хмарного підпису тощо).

Зберігання в архіві

Після двостороннього узгодження підписаний контракт потрапляє у Scriptum, звідки його можна відправити на зберігання в захищений архів або в інші ваші ERP-системи, з якими налаштована інтеграція.

Додаткові можливості

Scriptum підтримує масове сканування та розпізнавання (OCR) документів. Це дозволяє легко шукати будь-який довговір у архівах за ключовими словами та фразами, які містяться в угоді.

Миттєвий пошук також можливий за метаданими, записаними у картці документа (автор, дата створення, загальна сума договору тощо).

Договори можна зв’язувати з додатками, актами, специфікаціями, інвойсами та іншими документами вручну або автоматично за допомогою ШІ. Таким чином ви зможете переглянути всі пов’язані з контрактом документи в один клік.

Договори можна каталогізувати, розбивши їх на папки за замовниками, типами, загальною сумою, датою створення чи будь-якою іншою зручною для вас логічною структурою.

У Scriptum легко налаштувати терміни виконання завдань, пов’язаних зі створенням та узгодженням договорів, і керівники можуть в будь-який момент побачити, на якому етапі і як довго знаходиться договір.

Доступна інтеграція з ERP чи будь-якою іншою обліковою системою.

ШІ розпізнає всі дані по договору, який надіслав контрагент, і автоматично заповнює картку договору. Так ви можете отримувати всю важливу інформацію з контракту у стислому та структурованому вигляді і не читати його повністю.

ШІ однаково швидко й ефективно аналізує будь-які шрифти, формати та розміри документів, тому з легкістю знаходить фрагменти, які недобросовісний контрагент може приховати чи завуалювати в тексті.

Аналітика. Scriptum дозволяє аналізувати дані, збирати статистику. Наприклад, ви можете зручно подивитися, скільки договорів ви підписали з певним контрагентом за минулий рік чи весь період співпраці.

Замовити демо

Результат:

Швидкість та прозорість

Автоматизація дозволяє в кілька разів прискорити створення та узгодження договорів та зробити цей процес максимально прозорим — у Scriptum фіксується, хто і коли узгоджував договір, які коментарі надавав, як довго тримав документ на узгодженні тощо. Це дозволяє уникнути можливих проблем в майбутньому.

Миттєвий пошук та повний контроль

Завдяки автоматизації договори не губляться і їх можна миттєво знайти в системі. Крім того, це дозволяє підвищити платіжну дисципліну, зручно призначати відповідальних за контроль над виконанням того чи іншого договору та оперативно отримувати актуальну інформацію по всі контрактах і рівнях їх виконання на будь-яку дату. Ви зможете контролювати повний життєвий цикл договорів — від створення та узгодження до підписання та виконання.