Автоматизація процесу виставлення рахунків
- Тривалість впровадження: 2 місяці
З якими проблемами стикаються компанії під час обробки рахунків?
- Великий бізнес часом має тисячі рахунків-фактур щомісяця. Щоб їх зареєструвати, перевірити та обробити, потрібно багато персоналу.
- Через велику кількість інвойсів і значний час на їхню обробку деякі рахунки не сплачуються вчасно.
- Співробітники витрачають забагато часу на вичитку рахунків та їх перенесення у бухгалтерську чи ERP-систему. Відповідно, це коштує бізнесу великих грошей.
- Під час роботи з великими об’ємами інформації працівники іноді припускаються помилок, що може призвести до грошових втрат чи непорозумінь із контрагентами.
Рішення – автоматизація процесу обробки інвойсів зі Scriptum
Автоматизація вхідних інвойсів
Інвойс може потрапляти в систему Scriptum з будь-якого джерела – електронної пошти, Особистого Кабінету клієнта, зовнішнього файлового носія чи іншого місця, куди контрагент його надсилає. Інвойси на папері скануються. В Scriptum документ реєструється – йому одразу ж присвоюється номер і за потреби QR- чи штрих-код.
Завдяки модулю Email-клієнт є можливість легко та швидко налаштувати інтеграцію з поштовим сервісом, щоб інвойси, які надходять електронною поштою, автоматично потрапляли на обробку до Scriptum.
У кожного контрагента інвойси мають свій формат і зовнішній вигляд. Деякі компанії мають десятки чи й сотні тільки типів інвойсів і витягати з них потрібну інформацію довго і складно. Це робиться вручну чи за допомогою шаблонів, у яких розписано приклад інвойса від кожного контрагента.
Інтелектуальна обробка документів (IDP) – це абсолютно новий рівень розпізнавання даних. За допомогою IDP можна «витягувати» дані з будь-яких документів – рахунків, договорів, резюме, заяв і будь-яких інших. Як тільки інвойс потрапляє у систему, ШІ автоматично розпізнає реквізити (дату, адресу, назву виконаних робіт, підрядника, суму тощо). Витягнуті дані IDP впорядковує і представляє у легкому та зручному для сприйняття форматі.
ШІ аналізує готовий документ, визначає, чи правильно в ньому заповнені поля, і присвоює коефіцієнт точності розпізнавання інформації. У 95% випадків він задовільний, але інколи буває низький показник розпізнавання. Тоді рахунок має переглянути на наявність помилок і фінально верифікувати людина.
Співробітник, відповідальний за контроль якості розпізнавання рахунків, отримує всю інформацію на зручній формі.
У Scriptum можна легко і швидко налаштувати будь-які маршрути узгодження документів, щоб рахунок автоматично йшов по вибраному маршруту. Система нагадує про терміни узгодження, щоб інвойс вчасно передали на оплату.
Завдяки модулю інтеграції із зовнішніми системами та готовим конекторам необхідні дані, отримані з інвойса, автоматично відправляються для оплати в потрібну систему. За потреби також можна налаштувати сповіщення контрагентів через пошту, особистий кабінет чи SMS, що інвойс передано на оплату, вже оплачено чи про інші зміни його статусу.
Автоматизація вихідних інвойсів
Рахунок може опинятися у Scriptum двома способами. Перший – передаватися з ERP чи бухгалтерської системи завдяки модулю інтеграції. Другий – створюватись у Scriptum напряму в ручному режимі.
В обох випадках інвойси можна зручно створювати завдяки модулю Генерація документів за шаблоном. Ви заздалегідь заготовлюєте типові шаблони (наприклад, окремо для внутрішніх та зарубіжних контрагентів тощо) і при створенні просто обираєте потрібний. Далі система сама формує документ з реєстраційними даними компанії, включаючи повну назву, адресу, банківські реквізити тощо.
В результаті всі інвойси компанії стандартизовані, мають однакове форматування, а логотип, заголовок та підписи на кожному рахунку розташовані в одному місці.
Далі рахунок іде по вибраному маршруту, який ви створюєте заздалегідь. Інвойс по черзі узгоджують всі відповідальні співробітники, і він готовий до відправки контрагентам.
В системі є можливість автоматично відправляти рахунки по email, в особистий кабінет контрагента, завантажити їх або роздрукувати, щоб в подальшому фізично відправити поштою.
Результат:
Функції Scriptum для автоматизації рахунків
