Головна
Рішення
Автоматизація процесу оформлення замовлень на закупівлю

Автоматизація процесу оформлення замовлень на закупівлю

Зі Scriptum закупівлі у вашій компанії будуть проведені вчасно та згідно регламенту, а весь процес оформлення буде швидким, контрольованим та з мінімумом ручної роботи.

Замовити демо

Тривалість впровадження: 2 місяці

*Остаточні час впровадження і вартість залежать від розміру вашої компанії, складності проєкту та інших факторів. Точніші цифри нададуть вам наші менеджери.

Чи знайомі вам ці проблеми?

Об’єми закупівель у компанії великі, але замовлення оформлюються і обробляються вручну. Через це іноді виникають затримки і товар приходить невчасно. Це спричиняє або певні неручності, як-то відсутність певний час питної води в офісі, або навіть паузу в роботі компанії, якщо від цих поставок залежить її діяльність.
Іноді товар замовляється набагато раніше, ніж потрібно. Через це він займає зайве місце на складі, що може призвести до додаткових витрат на охорону, оренду приміщення тощо.
Є брак контролю та прозорості. Якщо серед співробітників, що причетні до закупівель, будуть недобросовісні, в компанії можуть бути крадіжки. А оскільки процес оформлення закупівель відбувається вручну, забезпечити належний контроль вкрай складно.

Рішення – автоматизація оформлення замовлень на закупівлю

Scriptum забезпечить безперервність роботи бізнесу та зробить процес закупівель зручним, швидким та прозорим.

Автоматизація процесу оформлення замовлень

Складання плану закупівель (опціонально)

За потреби ви можете створити план закупівель на певний період, щоб всі замовлення оформлювались узгоджено з ним. У плані прописані прогнозовані закупівлі по кожному відділу (що, коли і в якій кількості планується закупити) та/або бюджет, що виділили на кожен підрозділ на цей період.

Створення заявки на закупівлю

Її можна створити вручну або вона може автоматично передаватися у Scriptum з ERP-системи завдяки інтеграції. Якщо ви маєте план закупівель, система автоматично перевірить, чи ця закупівля відбувається відповідно до нього.

Узгодження заявки

Перш ніж заявку відправити у відповідний відділ, в компанії повинні узгодити закупівлю – чи дійсно ця покупка потрібна, чи вибрана оптимальна пропозиція за співвідношенням ціна-якість, чи є зараз на неї кошти тощо. Для цього у Scriptum створюється маршрут узгодження заявок будь-якої складності.

Наприклад, процес можна налаштувати так: співробітник створює заявку на закупівлю → її узгоджує керівник його департаменту, потім фінансовий, юридичний, логістичний та/або інші відділи → заявка передається у відділ закупівель на виконання.

Виконання закупівлі

Відділ закупівель може одразу замовити товар у постачальника та виконати закупівлю. Або ж провести тендер: підготувати тендерну документацію, у якій прописати всі вимоги до товару → провести відкриті торги → вибрати постачальника і узгодити цей вибір всередині організації. Це легко зробити за допомогою Scriptum.Кабінет, у якому сторонні компанії зможуть легко і зручно подавати заявки на участь у тендерах.

Подальші процеси підписання договору або отримання інвойсів ви теж можете автоматизувати у Scriptum.

Отримання товарів та послуг

Коли закупівля оформлена і ви отримали товар чи послуги, ви можете закрити замовлення на закупівлю. Результат (інвойс, договір чи інший документ, що це підтверджує) може бути автоматично переданий в ERP-систему.

Результат:

Автоматизація закупівель

Оформлення замовлень на закупівлі відбувається швидко, зручно та з мінімумом ручної роботи. Це особливо актуально для компаній, що мають тисячі чи й десятки тисяч закупівель на рік.

Контроль та прозорість

Зі Scriptum процес закупівель повністю прозорий і контрольований – за потреби можна навіть через кілька років після закупівлі перевірити кожен етап процесу, суму замовлення, співробітників, які погоджували це рішення тощо. Так всі закупівлі, в тому числі тендерні, відповідатимуть регламенту, і у випадку підозр компанія зможе довести відсутність корупційних схем.