Завдяки інтелектуальній обробці можна обробляти великі масиви документів та отримувати з них потрібну інформацію без участі людей. У цьому блозі ми детально розповімо про IDP, як працює інтелектуальна обробка документів, які її переваги, як саме її можна використати та які можливості надає low-code платформа Scriptum завдяки IDP.
Що таке інтелектуальна обробка документів (IDP)?
Інтелектуальна обробка документів (IDP) – це технологія, яка автоматично сканує, витягує, класифікує і впорядковує інформацію з великих масивів даних та представляє її у доступному та зручному форматі.
Основна функція інструменту IDP – без участі людини з великого обсягу даних отримати корисну інформацію, яку можна використати для ведення бізнесу. Наприклад, щоб автоматизувати обробку рахунків, які треба сплатити, обробити велику кількість резюме чи претензій (якщо це страхова компанія). І це лише кілька прикладів.
Завдяки вбудованим функціям розпізнавання та зчитування даних зі сканованих або цифрових документів технологія дозволяє компаніям за короткий час оптимізувати процеси обробки навіть найскладніших документів. Цей процес стає повністю автоматизованим – технологія IDP сама зчитує дані з різних типів документів, заносить їх у систему, класифікує документи, здійснює пакетну обробку документів та багато іншого.
Інтелектуальна обробка документів дозволяє звільнити співробітників від рутинної ручної роботи, зменшити кількість помилок та пришвидшити збір даних. Також це допомагає знизити операційні витрати за допомогою оптимізації процесів.
Як працює IDP?
IDP інтегрує такі інструменти, як штучний інтелект (AI) і машинне навчання (ML), щоб сканувати та класифікувати документи. Завдяки цьому IDP може читати та розшифровувати документи так само, як це роблять люди.
Тобто на початку IDP сканує документи, які можуть бути в різних форматах – паперові, файли DOCX, PDF, електронні таблиці тощо. Потім він їх класифікує та витягує дані, які потрібні для бізнесу, за допомогою штучного інтелекту. Після цього система організовує інформацію у форматі, який обрав користувач.
Як це відбувається на практиці?
Як тільки в систему потрапляє будь-який документ – договір, рахунок, резюме, заява тощо – штучний інтелект автоматично розпізнає потрібні вам дані (наприклад, дату, адресу, назву виконаних робіт, підрядника, суму тощо), впорядковує їх і представляє у вибраному вами зручному форматі, наприклад, у заповненій формі.
Сучасні компанії обробляють великі обсяги даних, які можна розділити на три категорії: структуровані, неструктуровані (також відомі як «великі дані» – big data) та напівструктуровані. Кожну з категорій можна автоматизувати за допомогою IDP.
- Структуровані дані — це кількісні дані, які легко інтерпретуються більшістю систем машинного навчання. Вони часто організовані у форматі бази даних або електронної таблиці.
Більшість даних у світі неструктуровані, що створює проблеми для компаній, які хочуть їх проаналізувати та на основі цього приймати бізнес-рішення.
- Неструктуровані дані — це якісні дані або ж інформація у форматі, що нерозбірливий для більшості систем ML.
- Напівструктуровані або частково структуровані дані, як випливає з назви, містять як кількісні, так і якісні набори даних.
Коли ми говоримо «дані», не завжди зрозуміло, що це можуть бути терабайти інформації в різних форматах. І якщо бізнес хоче використовувати ці дані на свою користь або, як мінімум, швидко їх обробляти, для цього потрібно або залучення великої кількості людей, або використання технології IDP.
Як можна використовувати IDP в загальному
В цьому розділі нашого блогу ми розповімо, як отримати максимум користі від використання IDP.
Оцифровуйте паперові документи
IDP використовує різні типи технологій розпізнавання, щоб відсканувати паперові документи. Наприклад, IDP може інтегруватися з оптичними сканерами, щоб не потрібно було перемикатись між скануванням та обробкою даних. Але звісно технологія працює не лише з паперовими документами, а і з електронними всіх форматів.
Витягуйте дані з документів
Отримуйте корисну інформацію з документів у потрібному форматі завдяки машинному навчанню (ML). Система може знайти конкретні дані з попередньо обробленої документації, як-от імена, дати та цифри. Наприклад, модель ML, розроблена для банківської справи, може розпізнавати такі документи, як банківські виписки та рахунки-фактури.
Автоматизуйте звіти
Після того, як дані «витягнуті», штучний інтелект виправляє механічні помилки, такі як орфографічні помилки та помилки форматування. Потім інструмент IDP виконує серію перевірок, щоб переконатися, що дані точні.
Наступний крок у IDP – створення вихідних файлів у стандартному форматі, наприклад JSON або XML. Потім рішення передає ці звіти до сховища даних або іншого бізнес-процесу, як правило, за допомогою API.
Також завдяки IDP можна:
- Попередньо обробляти документи, щоб покращити якість зображень.
- Зчитувати цільові дані з документів та перетворювати їх у необхідний формат.
- Класифікувати та зчитувати потрібну інформацію з різнотипних, складних за структурою та багатосторінкових документів.
- Здійснювати пост-обробку зчитаних даних і їх автоматичну валідацію тощо.
Як можна використовувати IDP в різних індустріях
Страхові компанії
Якщо ваш бізнес – страхова компанія, ви можете використовувати IDP, щоб обробляти претензії, медичні та фінансові дані. Також технологія допоможе виявляти шайхрайство та сортувати страхові поліси. IDP зможе аналізувати неструктуровані документи за лічені секунди та переносити інформацію до баз даних та електронних таблиць.
Фінансові компанії та відділи
За допомогою IDP ви можете автоматизувати обробку рахунків, контрактів, чеків, квитанцій, замовлень на закупівлю, заяв тощо. Для створення та обробки цих документів співробітникам треба вводити всі дані в систему, а потім перевіряти, узгоджувати та виконувати. З IDP цей процес прискорюється в рази і стає більш точним.
HR
Відділи кадрів за допомогою IDP можуть автоматизувати паперову роботу: створення контрактів для працівників, перегляд резюме та відбір кандидатів, обробку опитування співробітників та інші HR-дані.
Юридичні фірми
Юридичні компанії мають зазвичай дуже великі об’єми документів, тому з IDP вони зможуть обробляти їх значно швидше, ніж вручну.
Закупівлі
За допомогою IDP можна автоматизувати кілька етапів процесу закупівель. Наприклад, технологія може створювати форми, які автоматично заповнюються на основі отриманих даних. Також IDP може перевіряти форми після їх заповнення, щоб переконатися, що дані правильні та всі необхідні поля заповнені.
І далі завдяки автоматизації процесу закупівель документи будуть автоматично йти за маршрутом узгодження, тож обробка пришвидшиться в рази.
Переваги інтелектуальної обробки даних (IDP)
Бізнеси, що використовують технологію IDP, отримують такі переваги:
Значне пришвидшення обробки документів
Технологія IDP обробляє документи набагато швидше, ніж роблять це люди вручну, особливо якщо документів багато. Навіть складні документи обробляються за кілька секунд, що у випадку виконання цих завдань людиною неможливо.
Точність обробки
Звісно, немає 100% гарантії від помилок, але IDP припускається значно меншої кількості помилок, ніж люди.
Економія коштів
IDP дозволяє скоротити операційні витрати, оскільки ручна обробка документів коштує бізнесу значно дорожче, ніж автоматизована.
Підвищення продуктивності
Співробітникам не потрібно витрачати час на ручне введення інформації, перевірку та інші рутинні завдання. Завдяки IDP вони зможуть займатися більш ефективною роботою.
Автоматизація на рівні підприємства
IDP є особливо корисним для впровадження автоматизації на рівні компанії, адже всі відділи створюють документи, які потрібно опрацьовувати. Фахівці відділу закупівель і поставок постійно отримують і формують рахунки-фактури, комерційні пропозиції та замовлення на закупівлю. QA використовують чеклісти та звіти, а HR переглядають резюме та передають документи для кандидатів і нових працівників.
Коли будь-який із цих документів – у форматі електронної таблиці, нотатки, зображення чи тексту – можна обробити й аналізувати за допомогою IDP. Таким чином дані цих документів стають доступними для всіх сторін на одній платформі.
Можливості IDP у Scriptum
Scriptum IDP читає та розуміє документи краще, ніж людина, в тому числі документи зі складними таблицями, списками, підписами та рукописними нотатками.
Точність розпізнавання та обробки даних постійно покращується, адже штучний інтелект вчиться на виправленнях від людей. IDP легко адаптується до змін у документах, не потребує шаблонів, а навчити ШІ класифікувати документи можна лише за 10 зразками.
Ви легко можете підключити IDP до бізнес-процесів за допомогою BPMN 2.0, використовувати таблиці рішень (DMN), щоб визначити, чи дані в документах відповідають вимогам. А також ви можете розширити можливості співробітників, використовуючи IDP для управління справами (CMMN).
Більше про можливості IDP у Scriptum читайте тут. І підключайте безкоштовну пробну версію Scriptum, щоб ознайомитись із можливостями нашої low-code платформи та відчути переваги автоматизації для вашого бізнесу.