Створення та автоматизація
електронного архіву

Компанія

Київстар
Індустрія

Телеком
Регіон

Україна

Про компанію

Київстар — найбільший оператор телекомунікацій України, який надає послуги мобільного зв’язку та передачі даних для понад 24,4 млн клієнтів і фіксованого інтернету — більше ніж 1,1 млн абонентам станом на початок 2022 року.

Проблема:

Пошук документів складний і занадто повільний, тому що в компанії багато розрізнених систем, в яких зберігаються документи, і не всі співробітники мають доступ до систем для пошуку за запитом відповідних органів.
Документи розосереджені по різним системам і відсутня можливість оперативно знайти необхідний документ, оскільки він може бути будь-де і треба робити пошук по всім системам.
В компанії існує 500+ розрізнених форм та видів документів: від організаційно-розпорядчих до тих, що стосуються основної діяльності, пов'язані з об’єктами нерухомості, об’єктами мережі (протоколи, звіти, сертифікати), протоколи комісій, тендерних документів, проектної документації. Також первинна документація, договори, акти приймання-передачі обладнання, послуг, тощо.
Неможливо одночасно вивантажити набір документів за запитом контролюючих органів, треба вивантажувати документи з кожної системи окремо.

Завдання:

Створити систему «Електронний архів», в якій будуть зібрані документи з різних систем після закінчення опрацювання у кожній з них відповідно. На першому етапі система має акумулювати пріоритетні 54 види документів та надавати до них доступ співробітникам компанії.
Реалізувати функціонал масового вивантаження документів з можливістю обрати формат, в якому документи будуть вивантажені.
Створити можливість додавати в електронний архів оцифровані паперові документи компанії.

Рішення:

Для платформи Scriptum було реалізоване спеціальне API, яке забезпечило отримання документів від зовнішніх систем у єдиному форматі та їх збереження в "Електронному архіві".

Були налаштовані всі необхідні типи документів з відповідним набором атрибутів, щоб забезпечити отримання екземплярів документів відповідного типу від зовнішніх систем.

Для «Електронного архіву» був реалізований механізм розмежування прав доступу до документів відповідно до тих прав доступу, які були в системі, з якої отримали документ. Для цього в тому числі була реалізована синхронізація організаційно-штатної структури з майстер-системою.

Був реалізований механізм каталогізації документів (віднесення документу до відповідної папки в залежності від значення його атрибутів), а також механізм перенесення зв'язків між документами при їх отриманні від зовнішньої системи.

Розроблено можливість масового завантаження документів на локальний пристрій з можливістю обрати формат, в якому документи будуть завантажені.

Створено можливість додавати в електронний архів оцифровані паперові документи компанії.