Спільна робота над документами та процесами надзвичайно важлива для компаній, особливо якщо вони працюють дистанційно або мають гібридний формат. Так команди залишаються продуктивними та на одній хвилі.
У цьому блозі ми розповімо, які переваги спільна робота приносить працівникам та бізнесу і які можливості співпраці є в сучасних системах управління документами, як Scriptum.DMS.
Навіщо потрібна спільна робота над документами?
Дослідження ринку праці 2024–2025 року показало, що 14% роботодавців пропонують працівникам дистанційний режим, а 14,4% — гнучкий. Найбільше такі форми роботи використовуються в IT, освіті, транспорті та декількох інших галузях.
Всі бізнеси, які можуть адаптуватися до віддаленої роботи, це вже зробили або у процесі. Адже лише так вони можуть дозволити собі працювати в новій реальності — в умовах війни, руйнування інфраструктури, евакуації працівників.
І без спільної роботи не обійтися. У пригоді стануть спеціальні інструменти, які допоможуть залишатися справжньою командою, бути на одній хвилі з колегами і працювати без проблем та незручностей.
Які переваги дає спільна робота над документами?
Спільна робота над документами покращує робочі процеси вашої компанії:
- Кілька людей можуть редагувати документ одночасно.
- Ви в реальному часі бачите, які зміни вносять колеги.
- Можна подивитись всю історію змін та порівняти версії документа.
- Не потрібно надсилати документи електронною поштою або друкувати й пересилати папери.
- Ви контролюєте доступ до документів та відкриваєте різні рівні доступу різним користувачам.
Більше того, це прискорює процеси, дозволяє легше обмінюватися знаннями, підвищує залученість команди, спрощує обмін файлами та допомагає краще керувати завданнями.
Можливості спільної роботи з документами у Scriptum.DMS
Scriptum.DMS — нова українська система управління документами із вбудованим штучним інтелектом. Вона побудована за західними стандартами й використовує світову методику та UX.
Зі Scriptum.DMS вся команда працює в єдиному середовищі, в якому легко спілкуватися, координувати дії та вносити зміни в режимі реального часу.
Ось які можливості надає система для спільної роботи з документами:
Контроль версій і порівняння документів
У Scriptum.DMS ви можете зберігати кілька версій документа та порівнювати їх. Вони відображатимуться поруч, а відмінності будуть підсвічені. Тож команді легко повертатися до попередніх варіантів та відслідковувати, хто, коли і які правки вніс.
Чат для кожного документа
В кожному документі є вбудований чат, в якому зберігається вся історія обговорень. Так ви спілкуєтесь з колегами в контексті документа, не потрібно зідзвонюватись, переписуватись поштою чи в месенджерах і потім довго шукати документ. Все одразу в системі.
Вбудована пошта
Ви можете створювати, надсилати та зберігати листи просто у Scriptum.DMS. Так ви зможете одразу прикріпити потрібні файли й точно уникнути плутанини.
Вбудована інтеграція з MS Office 365
Редагуйте документи Word, Excel та PowerPoint у системі без додаткової оплати за ліцензію Office 365. Зміни фіксуються автоматично.
Інструмент анотацій PDF-документів
У вас є можливість виділяти важливі фрагменти в PDF-документах, залишати коментарі, додавати печатки, позначки, водяні знаки, підписи, а також шукати по позначках.
Інші переваги Scriptum.DMS:
- Доступна малому та середньому бізнесу, а не лише великим корпораціям.
- Вартість від 10€/місяць за функціонал і UX світового рівня.
- Сервери в Україні, техпідтримка українською мовою, відповідність нашому законодавству.
- Підтримка електронних підписів.
- Відкрита API.
Спробуйте безкоштовно або замовте демо системи.
Висновок
Спільна робота над документами та процесами допомагає компаніям зберегти продуктивність навіть в умовах дистанційної чи гібридної роботи. Завдання менеджерів — створити колегам умови для такої співпраці, щоб вона була безпечна та зручна.
Обирайте надійні інструменти, щоб отримати максимум від роботи вашої команди. Система управління документами — ваша інвестиція у ефективність.