Система здійснює реєстрацію Документа у відповідному журналі при виконанні ручної або автоматичної реєстрації документа. Для цього використовуються «Журнал реєстрації документів» та «Маски реєстраційних номерів» для журналу реєстрації.
Журнал реєстрації призначений для визначення загальних правил реєстрації документів, зокрема реєстраційної маски, що використовується при реєстрації документів в журналі.
Щоб створити журнал необхідно в панелі навігації робочого столу «Студія» обрати ярлик «Налаштування типів документів», далі «Журнал реєстрації» та натиснути кнопку «Додати».
Рис. 2.3.3.1. Журнали реєстрації документів
Необхідно заповнити поля, опис яких наведено у таблиці, та натиснути кнопку «Зберегти» або «Зберегти і закрити».
Рис. 2.3.3.2. Створення журнала реєстрації.
Таблиця. Створення журнала реєстрації документів
|
Назва поля |
Опис |
|
Код* |
Унікальний ідентифікатор журналу |
|
Найменування* |
Відображувана назва журналу |
|
Маска реєстраційних номерів* |
Зберігає формули, за якими формується реєстраційний номер для документів, зареєстрованих в журналах (див Маски) |
|
Статус |
Статус журналу. Можливі варіанти:
|
|
Доступ для організаційних одиниць |
Перелік організаційних одиниць, які мають доступ до журналу реєстрації. |
Адміністратор може створювати нові, редагувати чи копіювати існуючі та видаляти журнали, що не використовуються.
Редагування поля «Код» можливе лише для журналів, що не використовуються в жодному з існуючих в Системі Типів документів.
Видалення доступне лише для журналів, що не пов’язані з жодним з існуючих в Системі Типом документів.
В довіднику журналів реєстрації Адміністратор може виконувати стандартні дії для грідів (Сортування, Фільтрацію, Додавання, Видалення).
Реєстрація документів у журналі
Користувач може обирати журнал в якому реєструватиметься Документи – налаштувати Журнал реєстрації за замовчуванням для типу документа (вкладка «Головне» типу документа) або розмітити на формі документа стандартний атрибут «Журнал реєстрації».
В системі є обмеження щодо вибору користувачем журналу реєстрації:
- Користувач має доступ до журналу реєстрації (сам користувач або підрозділи користувача, що вказано в доступі журналу реєстрації)
- Журнал реєстрації має статус «Діючий».
При запуску стандартного процесу реєстрації (в ручному або автоматичному режимі) Система здійснює заповнення атрибутів документа – «Реєстраційний номер» (відповідно до маски реєстраційного номера журналу) та «Дата реєстрації» (поточна дата).