Створення організаційної структури: інструкція

Система використовує зв’язану організаційну структуру, яка складається з рівнів:

Організація

Підрозділ

Штатна одиниця

Співробітники

Користувач системи

Для створення організаційної структури спочатку створимо організацію, для цього необхідно відкрити робочий стіл «Орг. структура», папку «Орг. структура» та вибрати ярлик «Внутрішні організації», після чого натиснути кнопку «Додати».

Рис. 1.4.1. Внутрішні організації

Необхідно заповнити поля, опис яких наведено у таблиці, та натиснути кнопку «Зберегти» або «Зберегти та закрити».

Рис. 1.4.2. Внутрішні організації – створення

Таблиця. Створення внутрішньої організації

Назва поля	Опис
Внутрішній код*	Внутрішній код організації
ЄДРПОУ*	Код ЄДРПОУ (Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України) організації
Назва організації*	Коротка назва організації. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій.
Повна назва організації*	Повна назва організації. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій.
Податковий №	Податковий номер організації
№ св. ПДВ	Номер свідоцтва про реєстрацію особи платником ПДВ
Опис організації	Опис організації.
Батьківський елемент	Батьківська організація. Можна заповнити тільки при наявності створених організацій.
Тип організації	Тип організації. Необхідно створити типи організацій в системному довіднику Типи організацій.
Тип власності	Тип власності. Необхідно створити типи організацій в системному довіднику Форма власності.
Назва в род. відмінку	Назва організації в родовому відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці «Відмінки». За замовчуванням приймає значення поля «Назва організації».
Назва в дав. відмінку	Назва організації в давальному відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці Відмінки. За замовчуванням приймає значення поля «Назва організації».
Повна назва в род. відмінку	Повна назва організації в родовому відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці Відмінки. За замовчуванням приймає значення поля «Повна назва організації».
Повна назва в дав. відмінку	Повна назва організації в давальному відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці Відмінки. За замовчуванням приймає значення поля «Повна назва організації».

Після створення організації необхідно створити підрозділ, для цього необхідно відкрити робочий стіл «Орг. структура», папку «Орг. структура» та вибрати ярлик «Внутрішні підрозділи», після чого натиснути кнопку «Додати».

Рис. 1.4.3. Внутрішні підрозділи

Рис. 1.4.4. Внутрішні підрозділи – створення

Таблиця. Створення внутрішнього підрозділу

Назва поля	Опис
Батьківський елемент*	Батьківська організація чи підрозділ. Можна заповнити тільки при наявності створених організацій або підрозділів.
Внутрішній код*	Внутрішній код підрозділу. Якщо не змінювати дані, буде сформований автоматично.
Повна назва підрозділу*	Повна назва підрозділу. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій.
Тип підрозділу	Тип підрозділу. Перед заповненням необхідно створити типи в системному довіднику «Типи департаментів». Для цього необхідно натиснути та вибрати «Додати новий». Заповнити поля «Код» та «Назва» після чого натиснути «Зберегти та закрити»
Назва підрозділу*	Коротка назва підрозділу. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій.
Опис підрозділу	Опис підрозділу. Є можливість встановити різні описи для різних локалізацій.
Діловодне	Позначка чи є підрозділ діловодним.
Контакти підрозділу	Контактні дані підрозділу. Для додавання необхідно натиснути на кнопку «Додати» та вибрати один з типів контакту: Електронна адреса Мобільний телефон Номер філії Телефон Фактична адреса Юридична адреса вказати контактні дані в залежності від обраного типу, після чого натиснути кнопку «Зберегти та закрити».
Назва в род. відмінку	Назва підрозділу в родовому відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці «Відмінки».
Назва в дав. відмінку	Назва підрозділу в давальному відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці Відмінки.
Повна назва в род. відмінку	Повна назва підрозділу в родовому відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці Відмінки.
Повна назва в дав. відмінку	Повна назва підрозділу в давальному відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці Відмінки.

Далі необхідно створити штатну одиницю, відкриваємо робочий стіл «Орг. структура», папку «Орг. структура» та вибираємо ярлик «Штатні одиниці», після чого натискаємо кнопку «Додати».

Рис. 1.4.5. Штатні одиниці

Необхідно заповнити поля, опис яких наведено у таблиці, та натиснути кнопку «Зберегти та закрити».

Рис. 1.4.6. Штатні одиниці – створення

Таблиця. Створення штатної одинці

Назва поля	Опис
Батьківський елемент*	Батьківська організація чи підрозділ. Можна заповнити тільки при наявності створених організацій або підрозділів.
Посада*	Посада штатної одиниці. Перед заповненням необхідно створити посади в системному довіднику «Посади». Для цього необхідно натиснути та вибрати «Додати новий». Заповнити поля «Назва», «Повна назва» та «Код» після чого натиснути «Зберегти та закрити».
Тип штатної одиниці*	Тип штатної одиниці. Перед заповненням необхідно створити типи в системному довіднику «Типи штатних одиниць». Для цього необхідно натиснути та вибрати «Додати новий». Заповнити поля «Код» та «Назва» після чого натиснути «Зберегти та закрити».
Професія	Назва професії штатної одиниці. Перед заповненням необхідно створити професії в системному довіднику «Професії». Для цього необхідно натиснути та вибрати «Додати новий». Заповнити поля «Код» та «Назва» після чого натиснути «Зберегти та закрити».
Внутрішній код*	Внутрішній код штатної одиниці. Якщо не змінювати дані, буде сформований автоматично.
Назва штатної одиниці*	Коротка назва штатної одиниці. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій.
Повна назва *	Повна назва штатної одиниці. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій.
Опис штатної одиниці	Опис штатної одиниці. Є можливість встановити різні описи для різних локалізацій.
Рівень субординації	Рівень субординації штатної одиниці
Керівник	Перемикач, який дозволяє призначити штатну одиницю керівником обраного батьківського елемента.
Назва штатної одиниці в род. відмінку	Назва штатної одиниці в родовому відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці «Відмінки».
Назва штатної одиниці в дав. відмінку	Назва штатної одиниці в давальному відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці «Відмінки».
Повна назва в род. відмінку	Повна назва штатної одиниці в родовому відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці «Відмінки».
Повна назва в дав. відмінку	Повна назва штатної одиниці в давальному відмінку. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. Заповнюється на вкладці «Відмінки».

Тепер необхідно створити співробітників внутрішньої організації. Для цього необхідно відкрити робочий стіл «Орг. структура», папку «Орг. структура» та вибрати ярлик «Співробітники внутрішньої організації», після чого натиснути кнопку «Додати».

Рис. 1.4.7. Співробітники внутрішньої організації

Необхідно заповнити поля, опис яких наведено у таблиці, та натиснути кнопку «Зберегти та закрити».

Рис. 1.4.8. Співробітники внутрішньої організації – створення

Таблиця. Створення співробітника внутрішньої організації

Назва поля	Опис
Аватар	Завантаження аватару (зображення профілю) співробітника.
Ім’я*	Ім’я співробітника. Підтримує локалізацію.
Прізвище*	Прізвище співробітника. Підтримує локалізацію.
По батькові	Ім’я по батькові співробітника. Підтримує локалізацію.
Звернення	Звернення до співробітника. Підтримує локалізацію.
Стать	Стать співробітника
Дата народження	Дата народження співробітника.
Код*	Індивідуальний код співробітника.
Коментар	Коментар до співробітника. Підтримує локалізацію.
Факсиміле	Поле для зберігання факсиміле співробітника
Контакти	Контактні дані співробітника. Для додавання необхідно натиснути на кнопку «Додати» та вибрати один з типів контакту: Електронна адреса Мобільний телефон Номер філії Телефон Фактична адреса Юридична адреса

Далі необхідно прив’язати співробітника внутрішньої організації до користувача, натиснувши на кнопку «Створити профіль користувача» на верхній панелі. Потім вибрати тип прив’язки:

Створити нового користувача – в такий спосіб можна створити нового користувача не використовуючи ярлик «Користувачі» на робочому столі «Адміністрування». При цьому система дозволяє створити нового користувача на основі картки співробітника (ім’я, прізвища, по батькові та звернення до співробітника) і прив’язати його до співробітника.
Прив’язати до існуючого користувача – вибрати існуючого користувача, до якого не прив’язані співробітники.

В інший спосіб, для створення нового користувача потрібно натиснути «Додати» та заповнити інформацію про користувача аналогічно до створення користувача на робочому столі «Адміністрування», відкривши « Користувачі та групи» та вибравши «Користувачі».

Тепер необхідно призначити співробітника на посаду – зробити зв’язок штатної одиниці та співробітника (який зв’язаний з користувачем системи). Це можна виконати двома способами:

Відкриваємо робочий стіл «Орг. структура», папку «Орг. структура» та вибираємо ярлик «Призначення внутрішньої організації», після чого натискаємо кнопку «Додати».

Рис. 1.4.9. Призначення внутрішньої організації

Необхідно заповнити поля, опис яких наведено у таблиці, та натиснути кнопку «Зберегти та закрити».

Рис. 1.4.10. Призначення внутрішньої організації – створення

Таблиця. Призначення внутрішньої організації

Назва поля	Опис
Співробітник*	Вибір співробітника, який буде призначений на посаду
Штатна одиниця*	Вибір штатної одиниці на яку буде призначений співробітник
Табельний №*	Заповнюється автоматично при виборі співробітника. Отримує значення поля ІПН співробітника. Можна змінити при необхідності.
Тип призначення	Вибір типу призначення: Постійний (за замовчуванням), т.в.о, Асистент
Опис	Опис призначення
Дата з*	Дата з якої буде призначено співробітника на посаду
Дата по	Дата по яку буде призначено співробітника на посаду

Відкрити форму співробітника, перейти на вкладку «Призначення», натиснути на кнопку «Призначити» в блоці «Основне місце роботи», або в блоці «Суміщення» для призначення як виконуючого обов’язки або асистента.

Рис. 1.4.11. Призначення з форми співробітника

У спливаючому вікні необхідно обрати дату з якої починається призначення, обрати тип призначення «На існуючу посаду» – при цьому доступний вибір штатних одиниць, або «На нову посаду» – при цьому є можливість створити нову штатну одиницю. Далі обрати або створити штатну одиницю, на натиснути кнопку «Призначити».

Рис. 1.4.12. Призначення на основне місце роботи

Щоб переглянути всі організаційні одиниці, які створені в системі необхідно відкрити робочий стіл «Орг. структура», потім папку «Орг. Структура», відкрити ярлик «Організаційні одиниці». Будуть показані всі організаційні одиниці – організації, підрозділи та штатні одиниці.

Рис. 1.4.13. Організаційні одиниці

1.4. Створення організаційної структури

Отримайте персональну пропозицію