Адміністратор може створювати нові ролі та використовувати їх при налагоджені типу документа. Створення нової ролі описано в пункті Довідник ролей.
Для документа можна додати всі можливі ролі з довідника ролей. Надання можливості роботи з даним типом документа здійснюється за допомогою активації перемикача для відповідної ролі.
Рис. 2.2.2.1. Тип документа – Ролі
Обов’язковою для документа являється роль «Автор документа», вона призначається автоматично при створенні документа на штатну одиницю, яка прив’язана до користувача, який створив документ. Призначення не може бути змінено в процесі опрацювання документа.
Відповідальний виконавець – роль, на яку призначається відповідальний виконавець документу та яка автоматично включається в документ, але не є обов’язковою за умови, що вона не відключена в довіднику ролей.
Спостерігач документа – це системна роль. Призначається автоматично користувачам, які отримують завдання по документу. Дає право на перегляд атрибутів документа.
Для кожної ролі за допомогою активації відповідного перемикача, можна додати параметри:
- Заборонити додавати більш ніж одного учасника ролі – для даного типу документів не можна додати біль ніж одного представника даної ролі.
- Заборонити включати групи в роль – для даного типу документа таку роль можна надати тільки конкретним штатним одиницям.
Рис. 2.2.2.2. Ролі – заборона додавання
Для обраної ролі необхідно додати учасників – користувачів, які матимуть всі права та можливості відповідної ролі.
Рис. 2.2.2.3. Ролі – додати учасників
Учасниками ролі можуть призначатись як окремі користувачі – штатні одиниці, системні ролі, користувачі так і групи користувачів – внутрішні організації, внутрішні підрозділи, групи виконавців, за умови, що вимикач «Заборонити включати групи в роль» не активований.
Рис. 2.2.2.4. Ролі – додати учасника ролі