Система дозволяє знаходити дублікати документів за певними правилами при створенні та збереженні документа.
Щоб створити правило контролю дублікатів документів, необхідно в панелі навігації робочого столу «Студія» обрати папку «Налаштування типів документів» далі «Правила контролю дублікатів документів» та натиснути кнопку «Додати».
Рис. 2.3.9.1. Правила контролю дублікатів документів
Необхідно заповнити поля, опис яких наведено у таблиці, та натиснути кнопку «Зберегти» або «Зберегти і закрити». Перед збереженням необхідно обрати хоча б один атрибут.
Рис. 2.3.9.2. Створення правила контролю дублікатів документів
Таблиця. Створення правила контролю дублікатів документа
|
Назва поля |
Опис |
|
Код* |
Унікальний ідентифікатор правила контролю дублікатів документу |
|
Найменування* |
Відображувана назва правила контролю дублікатів документу. Є можливість встановити різні назви для різних локалізацій. |
|
Атрибути документа |
Перелік системних атрибутів доступних для використання в правилах |
|
Атрибути бібліотеки |
Перелік атрибутів користувача доступних для використання в правилах. Атрибути типу «Логічний», «Множинне посилання» в правилах використовувати не можливо. |
Правила контролю дублікатів документів відпрацьовують при збереженні документу. Система шукає в базі всі документи, які містять значення атрибутів заданих в правилі та порівнює їх з поточним документом. Якщо в правилі задано декілька атрибутів, то використовується правило «І» – правило відпрацює тільки при наявності однакових значень в усіх заданих атрибутах. Якщо в системі є документи, які відповідають правилу (ам), то користувач побачить повідомлення, яке містить:
- Кількість знайдених дублікатів документа
- Посилання на документи дублікати – якщо користувач має доступ до документу, він може перейти за посиланням та внести зміни в документ дублікат.
- Автор – автор документа дубліката
- Правило контролю дублікатів документів – назва правила, якому відповідають знайдені документи.
Рис.2.3.9.3. Знайдено дублікати документа
При необхідності відредагувати документ, щоб уникнути дублювання, треба натиснути кнопку «Повернутись до редагування», при цьому документ збережено не буде.
Для збереження документу необхідно натиснути кнопку «Ігнорувати».
Адміністратор може створювати нові, редагувати чи копіювати існуючі та видаляти правила контролю дублікатів документів.
В довіднику правил контролю дублікатів документів Адміністратор може виконувати стандартні дії для грідів (Сортування, Фільтрацію, Додавання, Видалення).