Ієрархія папок використовується для розподілення документів по папкам за заданими правилами. Ієрархія може містити від одного до трьох рівнів.
Щоб створити ієрархію папок, необхідно в панелі навігації робочого столу «Студія» обрати папку «Налаштування типів документів» далі «Ієрархія папок» та натиснути кнопку «Додати».
Рис. 2.3.8.1. Ієрархії папок
Необхідно заповнити поля, опис яких наведено у таблиці, та натиснути кнопку «Зберегти» або «Зберегти і закрити».
Рис. 2.3.8.2. Створення ієрархії папок
Таблиця. Створення ієрархії папок
|
Назва поля |
Опис |
|
Код* |
Унікальний ідентифікатор ієрархії папок |
|
Найменування* |
Відображувана назва ієрархії папок. Є можливість встановити різні найменування для різних локалізацій. |
|
Автоматичний розподіл записів |
Перемикач для активації автоматичного розподілу записів. За замовченням не активований. В цьому стані дозволяє користувачу створювати папки і переміщувати до них документи безпосередньо в ярлику. |
|
Рівні* |
Доступні при активованому перемикачі «Автоматичний розподіл записів». Рівні ієрархії папок, від одного до трьох |
|
Вираз коду* |
Доступні при активованому перемикачі «Автоматичний розподіл записів». Вираз для побудови коду папки |
|
Вираз найменування* |
Доступні при активованому перемикачі «Автоматичний розподіл записів». Вираз для побудови найменування папки |
Кожен рівень містить 2 атрибути – вирази для побудови коду та назви папки. Вираз має структуру аналогічну як в записів “Маски реєстраційних номерів” . Вираз для побудови коду чи найменуванням папки підтримує тільки 2 змінних – $doc та $attrs. Детальна інструкція по побудові виразу відображається при наведенні на знак питання при додаванні рівня.
Рис. 2.3.8.3. Створення рівнів ієрархії папок
Наприклад:
- Перший рівень – назва папки по коду типу документа:
Вираз коду: $doc.docTypeID.ID
Вираз найменування: $doc.docTypeID.name
- Другий рівень – назва папки по року створення документу:
Вираз коду: STR($doc.mi_createDate, ‘YYYY’)
Вираз найменування: STR($doc.mi_createDate, ‘YYYY’)
- Третій рівень – назва папки по значенню атрибута «Контрагент» (код Contractors):
Вираз коду: $attrs.Contractors.ID
Вираз найменування: $attrs.Contractors.name
Після створення та збереження ієрархії, щоб розділити документи по папкам необхідно натиснути кнопку «Розподілити документи по папкам». Якщо в системі багато документів, то операція розподілу по папкам може тривати довго та створити навантаження на сервер.
Рис. 2.3.8.4. Розподілення по папкам
Рис. 2.3.8.5. Підтвердження розподілення
Адміністратор може створювати нові, редагувати чи копіювати існуючі та видаляти ієрархії папок, що не використовуються.
В довіднику ієрархій папок Адміністратор може виконувати стандартні дії для грідів (Сортування, Фільтрацію, Додавання, Видалення).
Використовувати створені ієрархії можна в ярликах типу «Документи» (див. Ярлики ) та в шаблонах пошуку (див. Пошукові шаблони).
При налаштуванні ярлика типу «Документи» на вкладці «Типізовані» необхідно активувати перемикач «З папками» та у полі «Ієрархія папок» вибрати створену ієрархію.
Рис. 2.3.8.6. Використання ієрархії папок в ярликах типу «Документи»
При налаштування шаблона пошуку на вкладці «Налаштування відображення результатів необхідно активувати перемикач «З папками» та у полі «Ієрархія папок» вибрати створену ієрархію.
Рис. 2.3.8.7. Використання ієрархії папок в шаблонах пошуку
В результаті при відкритті грідів буде відображена ієрархія папок.
Рис. 2.3.8.8. Приклад використання ієрархії папок в гріді